PME : Comment choisir un logiciel de recouvrement ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de recouvrement et pourquoi en utiliser un ?

Toutes les entreprises font face, tôt ou tard, au problème des factures impayées. Il peut y avoir plusieurs raisons à cela :

– Le client a tout simplement oublié de payer sa facture
– Le service comptable a pris du retard
– Le client n’a pas d’argent en ce moment pour honorer ses engagements
– Le client refuse délibérément de payer
– La banque a bloqué le virement pour une raison inconnue
– La facture s’est perdue en route

Pourquoi utiliser un logiciel de recouvrement ?

Pourquoi utiliser un logiciel de recouvrement ?

Rappelons que le délai de paiement entre professionnels est fixé, par principe, au trentième jour suivant la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation, mais que ce délai peut aller au-delà (sans dépasser 60 jours à partir de la facturation / ou 45 jours fin de mois).

Une facture impayée n’est pas une fatalité, et une entreprise a deux possibilités : se charger du recouvrement elle-même, ou faire appel à une société de recouvrement de créances (qui prélèvera forcément une commission pour le travail effectué).

Mais avant de faire appel à une société de gestion de créances, une PME a tout intérêt à se charger elle-même de recouvrer les factures impayées, en utilisant un logiciel spécialisé.

Un logiciel de recouvrement offre en effet les fonctionnalités de base suivante :

– Il va centraliser toutes les factures impayées afin de n’en oublier aucune
– Il va permettre de créer des scénarios de relance
– Il va centraliser toutes les relances envoyées aux mauvais payeurs
– Il va personnaliser chaque relance d’impayé
– Il va centraliser toutes les sommes recouvrées

Un bon logiciel de recouvrement apportera des fonctionnalités supplémentaires comme des modèles, de l’automatisation, des tableaux de bord, des intégrations tierces (…) qui permettent de gagner beaucoup de temps dans les procédures, d’avoir une bonne visibilité de la santé financière de l’entreprise, et de progressivement améliorer les délais de paiement avec des relances de plus en plus efficaces.

 

Les principales fonctionnalités d’un logiciel de recouvrement

Si vous hésitez entre plusieurs logiciels de recouvrement il est essentiel de comparer leurs fonctionnalités. Un bon logiciel de recouvrement en 2023 doit au minimum offrir :

La gestion des relances clients :

– Créer des plans de relances
– Planifier plusieurs étapes de relances
– Personnaliser chaque étape et chaque plan de relance
– Proposer des modèles de mails et de courriers de relance
– Gérer plusieurs canaux comme le mail, les appels téléphoniques, le courrier …
– Envoyer automatiquement des messages avant et après l’échéance d’une facture
– Adapter chaque message en fonction du client et de sa situation
– Gérer tous les contacts et toutes les factures depuis une même interface

Le suivi des performances :

– Suivre les encours clients et les encaissements
– Envoyer des alertes
– Calculer des indicateurs clés comme le DSO et la balance âgée
– Anticiper les risques d’impayés

Un portail de paiement :

Qui, en 2022, n’a jamais payé de facture en ligne ? Qui préfère se déplacer à la Poste pour envoyer un chèque, ou se connecter à sa banque pour faire un virement ? Un bon logiciel de recouvrement doit offrir à ses clients un portail en ligne sécurisé et permettre de payer en ligne ses factures !

Payer des factures via un portail client

Payer des factures via un portail client

Des fonctionnalités avancées :

– Certains logiciels comme LeanPay ont développé une intégration poussée avec La Poste pour envoyer des courriers de relance avec recommandé en un clic
– Envoyer des relances de factures en masse en quelques clics (utile quand les factures sont de petits montants)
– Offrir des fonctionnalités de travail collaboratif entre équipes
– Proposer un historique des échanges liés aux factures
– Gérer plusieurs devises
– Permettre à plusieurs filiales d’un même groupe de se connecter

Un bon logiciel de recouvrement doit offrir des fonctionnalités avancées

Un bon logiciel de recouvrement doit offrir des fonctionnalités avancées

Les critères pour bien choisir votre logiciel de recouvrement

Avant de choisir un logiciel de recouvrement pour votre PME / ETI vous devez absolument examiner les critères suivants :

Besoins : Quels sont vos besoins ? Quel est votre volume de facture chaque mois ? Il y a des logiciels de recouvrement adaptés aux besoins des PME, des TPE, des grands groupes …

Utilisateurs : Qui va utiliser ce logiciel de recouvrement ? Avez-vous besoin de plusieurs accès utilisateurs ?

Fonctionnalités : tous les logiciels de recouvrement ne proposent pas les mêmes fonctionnalités ! Comparez-les avant de vous engager !

Interface : travailler avec un logiciel moderne, en mode SaaS, est toujours plus agréable, et donc plus productif.

Facilité d’utilisation : certains logiciels peuvent être difficiles à prendre en main et nécessiter une formation …

Compatibilité : privilégiez le SaaS car ils permettent d’intégrer facilement d’autres logiciels et services en ligne (par exemple un CRM ou un logiciel de compta) et de partager des données

Collaboration : les logiciels SaaS améliorent grandement le travail collaboratif au sein d’une entreprise (annotations, accès granulaire …)

Stockage : demandez où seront stockées physiquement vos données, car un serveur informatique basé aux USA ne bénéficiera pas de la même protection qu’un serveur en France (les législations sont différentes, notamment en ce qui concerne le RGPD).

Sécurité : quel est le niveau de protection des données hébergées dans le cloud ? (chiffrement des données, accès sécurisé, redondance …)

Evolutivité : un logiciel de recouvrement en mode SaaS est régulièrement mis à jour par son éditeur, sans intervention de votre part, ce qui permet de renforcer sa sécurité et de profiter de nouvelles fonctionnalités. Si elle est accessible, consultez la roadmap du logiciel.

Support technique : en cas de problème technique, où se situe le support technique ? Est-ce qu’il y a un SAV en français ? Comment intervient-il ?

Notoriété : étudiez la notoriété de l’éditeur avant de faire un choix : qui sont ses clients ? Quelle est sa réputation ? Est-ce un éditeur français ou étranger ? …

Prix : choisissez un logiciel de recouvrement dont le prix est adapté à vos besoins !

Essai gratuit : certains éditeurs proposent de faire un essai gratuit ? N’hésitez pas à en tester deux ou trois avant de prendre votre décision !

Avis clients : n’hésitez pas à comparer aussi les avis des utilisateurs : niveau de satisfaction, recommandation, rapport qualité / prix …

Comparer les avis clients avant de choisir un logiciel de recouvrement

Comparer les avis clients avant de choisir un logiciel de recouvrement

Combien coûte un logiciel de recouvrement de créances ?

Un cabinet de recouvrement de créance vous facturera toujours des frais fixes (pour chaque dossier en fonction de sa difficulté) ainsi que des frais variables (rarement inférieur à 10% des sommes récupérées). Un logiciel de recouvrement de créances est donc rapidement rentable !

A titre indicatif, un logiciel de recouvrement comme LeanPay propose trois formules :

  • Plan TPE : 135 euros par mois pour deux accès utilisateurs et 200 factures par mois (si engagement annuel, sinon 145 € par mois)
  • Plan PME : 225 euros par mois pour cinq accès utilisateurs et 500 factures par mois (si engagement annuel, sinon 245 € par mois)
  • Plan PME+ : 315 euros par mois pour dix accès utilisateurs et 1.000 factures par mois (si engagement annuel, sinon 345 € par mois)

Chaque abonnement bénéficie d’une période d’essai gratuite de 15 jours pour tester toutes les fonctionnalités.

Critères pour choisir un logiciel de recouvrement

Critères pour choisir un logiciel de recouvrement

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