Que vous souhaitiez protéger votre entreprise contre la fraude d’identité ou vous conformer à la législation sur la protection des données, un destructeur de documents est ce dont vous avez besoin. Si vous ne savez pas ce que c’est, il s’agit tout simplement d’un appareil qui vous permet de détruire vos documents professionnels, ce qui permet d’éviter tout encombrement dans votre bureau.
Cet article est là pour vous aider à comprendre la pertinence d’un tel dispositif et vous indique par la même occasion, les critères essentiels à considérer avant de passer à l’achat d’un destructeur de papier.
5 grandes raisons d’opter pour un déchiqueteur de documents pour votre entreprise
De nos jours, chaque entreprise collecte et conserve des informations sensibles. Bien que de nombreuses sociétés optent pour le stockage électronique des données, il existe encore des entreprises qui gardent des fichiers papier.
Si vous faites partie de ces entreprises, vous vous demandez peut-être quoi faire de ces documents importants lorsqu’ils ne sont plus nécessaires. Les listes de clients, les registres de paie et les informations de carte de crédit sont toutes des choses qui doivent être déchiquetées lorsque vous êtes prêt à les éliminer. Vous demandez-vous pourquoi il est si important de déchiqueter des documents commerciaux importants ? Voici 5 bonnes raisons de le faire :
1. Pour empêcher le vol d’identité
Afin de protéger vos employés, vos clients et votre entreprise contre le vol d’identité, il est essentiel que vous déchiquetiez les documents lorsqu’ils ne sont plus nécessaires. Lorsque ces documents sont toujours en votre possession, il est important de les stocker dans un endroit sûr et protégé.
2. Pour protéger vos clients
Toujours en rapport avec le point cité ci-dessus, il est important que vous fassiez tout votre possible pour protéger l’identité de vos clients. Même si vous ne devez pas noter les informations de votre carte de crédit, si vous le faites, il est important que vous les détruisiez immédiatement. Il en va de même pour tous les documents qui contiennent des informations sensibles sur vos prospects.
3. Parce que c’est la loi
La législation concernant la confidentialité et la sécurité des informations devient de plus en plus rigoureuse et continue d’être strictement appliquée. Les sanctions peuvent être sévères pour les entreprises qui ne respectent pas ces réglementations. Vous avez le devoir de protéger les informations personnelles et sécurisées de vos clients. Et si vous ne le faites pas, vous risquez de recevoir des amendes pour mauvaise gestion des informations client.
4. Pour protéger vos employés
Les employés ont un droit légal à la vie privée et s’attendent à ce que vous gardiez leurs informations personnelles en sécurité. Où jetez-vous les chèques annulés, les fiches de présence, les dossiers de santé, les copies de pièces d’identité avec photo et les cartes de sécurité sociale ?
Si vous les jetez simplement à la poubelle, vous ne faites pas tout votre possible pour garantir la confidentialité et l’identité de vos employés. Faire appel à un destructeur de documents pour les déchiqueter est une meilleure alternative que de simplement les jeter.
5. Pour économiser de l’espace
Avez-vous vraiment besoin de tous ces papiers qui s’accumulent dans votre bureau ? Si vous avez une pile de papier qui occupe trop de place dans votre espace de travail, pensez plutôt à déchiqueter ces documents. En déchiquetant tous ces documents inutiles, vous créerez de l’espace supplémentaire dans votre bureau pour d’autres choses plus importantes (un nouvel ordinateur par exemple).
Comment choisir un broyeur de documents pour votre société ?
Il y a 2 questions simples que vous devez vous poser afin de choisir le broyeur qui répond le mieux à vos exigences professionnelles.
Comment le déchiqueteur sera-t-il utilisé ?
Les déchiqueteurs peuvent être utilisés dans tous les environnements de travail. Vous devez penser au nombre de personnes qui utiliseront le destructeur de documents, et à la quantité de papier que ces mêmes personnes prévoient de déchiqueter.
Le temps de fonctionnement est la durée pendant laquelle un broyeur peut déchiqueter du papier en continu avant de devoir refroidir. Dans les environnements de bureau plus grands, un grand nombre d’employés peuvent en avoir besoin en faible laps de temps.
La capacité des feuilles, un autre critère important à prendre en compte, est le nombre de feuilles de papier que vous pouvez déchiqueter à la fois. Plus la capacité des feuilles est élevée, plus vous pouvez rapidement déchiqueter de gros tas de papier.
De nombreux constructeurs spécialisés proposent une variété de choix de déchiqueteurs qui coupent en bandes ou en de très petits morceaux. Il vous est également possible de tomber sur des déchiqueteurs de haute sécurité pour un déchiquetage extrêmement confidentiel. Il existe également des broyeurs de papier à alimentation automatique qui offrent une solution de déchiquetage automatique. Ainsi, tant que vous prenez bien en compte les besoins de votre entreprise, vous serez sûr de trouver le destructeur de documents idéal pour votre business sur le marché.
Quelles fonctionnalités de déchiquetage rendront votre travail plus facile ?
Après avoir choisi les spécifications de base pour répondre à vos exigences d’utilisation et de sécurité, vous pouvez alors commencer à examiner les fonctionnalités de votre destructeur. Ces caractéristiques innovantes peuvent rendre l’expérience de déchiquetage beaucoup plus facile, plus rapide et plus sûre.
Les fonctionnalités innovantes des machines actuelles comprennent le système anti-bourrage de papier ainsi que des dispositifs de sécurité pour vous offrir une tranquillité d’esprit accrue, et bien plus encore.
Les fonctions anti-bourrage
La technologie 100 % anti-bourrage est une fonctionnalité unique avancée qui élimine non seulement les bourrages de papier, mais également les tâches difficiles. D’autres technologies anti-bourrage de certains déchiqueteurs incluent le bloqueur de bourrage qui empêche les bourrages avant même que la machine démarre.
Des dispositifs de sécurité
Un nombre croissant de destructeurs de documents présents sur le marché disposent de fonctions de sécurité. Ces dernières offrent différents niveaux de protection, du verrou de sécurité de base à une sécurité plus avancée qui arrête automatiquement le déchiqueteur lorsque les mains touchent l’ouverture du papier.
Un système d’économie d’énergie
Lorsque vous ferez le tour des magasins, vous verrez probablement des destructeurs de papier qui offrent deux fonctions d’économie d’énergie : une fonction d’arrêt automatique de base, qui éteint la machine après une demi-heure d’inactivité et un système d’économie d’énergie.
Pour plus d’informations sur les destructeurs de document, consultez l’excellente FAQ sur le sujet ici.
